Bagaimana seseorang dikatakan bertindak efektif dan efisien ? Apa yang harus dilakukan supaya kita bisa sukses ? Jawabannya ada pada manajemen waktu pribadi ! Seperti apa sih pengaturan waktu yang ideal itu ? Apakah dengan menjadwalkan semua kegiatan kita, membuat reminder, dan mengalokasikan waktu kerja kita sesuai dengan kebutuhan ?
Setelah membaca buku 7 Habbits of Highly Effective People saya menyadari bahwa saya adalah orang yang menyia-nyiakan waktu dan salah menenentukan prioritas hidup. Kok bisa pak ? Sharing dong !




PRIORITAS DAN PRIORITAS
Inti dari manajemen waktu adalah prioritas ! Kegiatan mana yang harus didahulukan, dikerjakan pertama kali supaya bisa melakukan pekerjaan lainnya, dan berapa lama prosesnya. Dalam bahasa inggrisnya dikenal dengan first thing first.
Dari gambar di atas kita membagi kegiatan menjadi dua bagian, yaitu penting serta mendesak. Penting berbeda dengan mendesak. Sesuatu yang mendesak tidak selalu penting. Begitu juga sesuatu yang penting tidak selalu genting. Penting dan genting tidak sama. Dan sesungguhnya kesuksesan kita tergantung dari kata yang hanya berbeda satu huruf saja. Memang benar bahwa keberhasilan dan kegagalan hanya beda sedikit saja seperti beda antara huruf "p" dan "g".
Semua orang tahu tentang prioritas. Bahkan semua orang seringkali menjadwalkan kegiatannya berdasarkan prioritas ini. Anehnya, jadwal yang baik bukanlah jadwal yang fleksibel. Jadwal yang padat memang terlihat keren bagi orang yang melihatnya. Wah, orang sibuk nih....demikian pikir kita.... pasti masa depannya cerah ! Benarkah demikian ?

EMPAT TINGKAT MANAJEMAN WAKTU
Steven Covey membagi manajeman waktu pribadi kita menjadi empat tingkat. Pertama, yang termudah, adalah mencatat semua kegiatan yang akan kita lakukan. Misalnya : beli susu, servis mobil, mampir ke apotik, telepon supplier, isi pulsa, dan seterusnya. Setelah selesai melakukan salah satu dari kegiatan tadi, kita segera mencoretnya dari TO-DO LIST. Tidak ada yang salah dari manajemen waktu jenis ini, malahan menyenangkan karena memberikan fleksibilitas dan kebebasan. Paling - paling resikonya adalah kegiatan kita tidak terarah dan kelihatan tak bertujuan.

Generasi kedua manajeman waktu kita sedikit rumit karena melibatkan deadline dan prioritas. Setiap kegiatan memiliki tenggat waktu dan diatur berdasarkan tingkat kepentingannya. Berdasarkan daftar kegiatan di atas, kita merubahnya menjadi : beli susu - senin servis mobil - selasa mampir ke apotik - rabu telepon supplier - kamis isi pulsa - jumat makan malam bersama istri dan keluarga - Sabtu - 19.00

Kebanyakan dari kita berhenti sampai di sini. Satu-satunya kelemahan dari pengaturan jenis ini adalah tidak berorientasi jangka panjang. Prioritasnya tetap genting, bukan penting. Apa yang sebenarnya akan kita capai dengan melakukan kegiatan - kegiatan tadi ? Urutan manajeman waktu generasi kedua ini dimulai dari mengumpulkan semua kegiatan yang akan dikerjakan kemudian membaginya berdasarkan urutan waktu dan prioritas.
Maka dari itu muncullah generasi berikutnya manajeman waktu yang lebih efektif dan efisien. Sekaligus juga lebih rumit. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan jangka panjang.  Berikutnya kita mengumpulkan semua kegiatan yang perlu dilakukan untuk mencapainya. Langkah terakhirnya adalah menyusun rangkaian kegiatan tersebut berdasarkan urutan waktu, hubungan dan prioritasnya.
Saya yakin sedikit orang yang menerapkan sistem manajemen waktu generasi ketiga ini karena tingkat kerumitannya. Padahal langkah pertama untuk mencapai kesuksesan personal adalah pengaturan waktu yang efektif dan efisien. Karena itu jangan heran melihat jumlah orang  sukses yang sangat sedikit. Inilah salah satu alasannya. Sukses itu memerlukan disiplin, perencanaan, dan pengorbanan.
Sekilas, sistem ini kelihatan sempurna dan tanpa cacat. Memang demikian adanya ! Yang hilang adalah fleksibilitas, hubungan, dan spontanitas. Sebab semuanya sudah "direncanakan, dijadwalkan, dan ditargetkan." Hampir tidak ada ruang untuk kesalahan dan toleransi. Kita seakan - akan diprogram untuk menjadi robot atau mesin. Tidak ada yang namanya perasaan ataupun hubungan yang kaya. Padahal kebutuhan aktualisasi diri menduduki tingkat tertinggi dari hierarki Maslow. Mungkin inilah salah satu alasan mengapa orang mulai meninggalkan sistem yang nyaris sempurna ini.
Manusia adalah makhluk yang memiliki keinginan dan kebutuhan. Mengabaikan sifat alami mereka akan membuatnya memberontak. Suatu sistem yang canggih tanpa peran aktif manusia akan membuat sistem tersebut hanyalah sebuah sistem yang tidak bisa berjalan dengan baik. Manajemen waktu generasi ketiga tidak dapat menjawab pertanyaan "Apa untungnya bagi saya jika melakukan semua yang dibebankan kepada saya ?"
Generasi keempat dari manajemen waktu bertujuan untuk menutupi kelemahan generasi ketiga. Seperti halnya generasi ketiga memperbaiki kekurangan generasi kedua. Jadi seperti apakah manajemen waktu yang konon membuat kita bertindak lebih efektif dan efisien ini ?
Secara singkat, generasi keempat mengeser peran utamanya dari benda ke orang, dari jadwal kepada manusia. Kita lebih penting dari jadwal ! Hubungan lebih penting daripada deadline, dan spontanitas lebih berharga daripada rutinitas. Hanya saja, tidak semua orang bisa menerapkan sistem ini bagi dirinya maupun organisasinya. Sistem ini hanya akan berhasil jika dipenuhi dengan kumpulan pemimpin yang juga dipimpin oleh seorang pemimpin.
Manajemen waktu generasi pertama bisa diterapkan oleh siapa saja. Generasi kedua membutuhkan seorang pemimpin dengan beberapa pengikut. Generasi ketiga manajemen waktu membutuhkan beberapa pemimpin dengan banyak pengikut. Sedangkan generasi keempat adalah manajemen waktu bagi pemimpin dengan banyak pemimpin lainnya. Situasi dan kondisilah yang mementukan sistem mana yang bekerja paling efektif dan efisien. Pahami hal ini baik-baik. Jangan pernah menembakkan rudal untuk membunuh seekor tikus !
Salah satu syarat untuk bisa mensukseskan sistem termutakhir ini adalah kemampuan untuk mendelegasikan tugas. Kita singgung sedikit saja yaa.


DUA MACAM SISTEM PENDELEGASIAN
Saya ikuti saja istilah Om Stephen untuk pendelegasian ini :

1. Gofer delegation
2. Stewardship delegation

Pendelegasian suruhan atau gofer delegation berarti "Kejar ini, kejar itu, kerjakan ini, kerjakan itu, dan beritahu saya ketika sudah selesai."
Cara ini bukan cara yang salah. Kita harus memahami bahwa segala sesuatu itu diciptakan baik. Tidak ada yang jelek. Yang ada hanyalah waktu yang tidak tepat atau kondisi yang salah. Seorang karyawan baru lebih efektif dengan pendelegasi suruhan karena dia belum mengerti budaya perusahaan, tugas-tugasnya, dan aturan-aturannya. Semakin lama dia bekerja, akan semakin efektif dan efisien cara kerjanya. Dan sudah saatnya kita beralih ke cara pendelegasian lainnya.
Stewardship delegation atau pendelegasian pengurusan berfokus pada hasil dan bukan pada metode. Pendelegasian ini memberikan pilihan "cara mengejakan sesuatu" kepada orang dan membuat mereka bertanggungjawab atas hasil. Ini adalah saat dimana anda mulai mencetak pemimpin baru dalam bimbingan anda. Hasil adalah tujuan yang ingin dicapai sementara  metode adalah alatnya.

DIMANAKAH KITA BERADA ?
Kuadaran satu adalah situasi genting namun tidak penting. Sebagian dari kita berada di tempat ini. Kita kelelahan akan banyaknya hal - hal yang harus ditangani segera, hari ini juga, detik ini, dan tidak berpengaruh besar terhadap masa depan kita. Jika anda seorang pengusaha, maka bisa saja anda disibukkan dengan komplain pelanggan, penawaran supplier, atau mengurusi utang-piutang yang jatuh tempo. Semua kegiatan ini penting dan genting. Untuk saat ini !
Sementara hal yang sangat penting namun tidak mendesak adalah kemajuan dan prospek masa depan perusahaan anda tidak pernah diutak-atik sama sekali. Mana sempat ! Udah terlalu banyak hal yang harus dikerjakan yang harus diselesaikan saat ini juga ! Memikirkan pengembangan perusahaan memang penting, sekaligus juga tidak genting ! (Coba pikirkan dalam - dalam, benarkah masa depan perusahaan anda itu penting namun tidak genting!)
Kuadran ketiga adalah tempat bagi orang - orang yang tidak bertanggungjawab. Orang yang selalu mengecilkan hal - hal yang besar dan memprioritaskan hal - hal yang tidak penting.    Ah....cukup banyak dari kita yang kadang-kadang mampir untuk beristirahat sejenak di kuadran ini. Siapa sih yang tidak pernah membuka facebook pada jam-jam kantor ? Ha...ha...ha....
Terakhir, kuadran keempat adalah tempat kaum MaDeSu alias Masa Depan Suram. Karena mereka tidak tahu hal lainnya selain menyenangkan diri sendiri. Tidak ada yang penting dan juga tidak ada yang genting ! Nikmati saja, mengalir saja....boleh....asal jangan terbawa arus loh yaa...
Waktu adalah uang. Sebenarnya kalimat ini agak salah. Waktu bertentangan dengan uang. Mencari uang berarti mengurangi waktu pribadi. Sebaliknya mencari waktu berarti kehilangan uang. Demikian pula dengan masa depan kita. Masa depan ditentukan mulai dari sekarang. Jika kita terbiasa mengatur waktu pribadi kita supaya  efektif dan efisien maka masa depan cerah menanti kita di depan. Dari keempat manajemen waktu di atas, cara mana yang anda gunakan ? Demikian juga dari keempat kuadran tadi, dimanakah sekarang anda berada ?

Sumber : http://wapannuri.com